Počítačové školicí středisko
Školení
Konzultace
Spojování dokumentů a jejich grafická úprava
Některé dotazy našich zákazníků směřují ke spolupráci dvou a více lidí při psaní textů v editoru Word, přesněji řečeno k tomu, proč se při spojení delších dokumentů od více uživatelů „rozbije“ grafická úprava výsledného textu.
Grafická úprava takových dokumentů je dána odstavcovými styly a pak také ručním formátováním, tedy metodou, když uživatel označí určité části textu a nastavuje v nich písmo, zarovnání apod.
Pokud spojíte dva dokumenty s různými sadami stylů a ručního formátování, všechny grafické atributy se smíchají a dochází pak k tomu, že pečlivě připravená grafická úprava jednoho či druhého dokumentu se poruší a není snadné vše napravit.
Odstavcové styly a ruční formátování
Pro úspěšné vyřešení tohoto problému je třeba vycházet z těchto předpokladů:
- Účinek odstavcových stylů se projevuje i tehdy, když je uživatel vědomě nepoužije (když například v novém dokumentu začnete psát, základní formát písma je nastaven právě odstavcovým stylem Normální).
- Ruční formátování obvykle má přednost před formátováním pomocí stylu.
- Jestliže v definici stylu změníte nějakou vlastnost, která je v dokumentu nastavena ručním formátem, v grafické úpravě odstavce se to neprojeví.
- Příprava grafické úpravy delšího dokumentu pomocí odstavcových stylů se dá automatizovat – tedy zformátování dlouhého dokumentu není závislé na jeho délce.
- Příprava grafické úpravy pomocí ručního formátu se nedá automatizovat. Je závislá na ruční práci a čím delší dokument, tím více práce.
Formátování dokumentů a jejich spojení
Zdrojem potíží je však i spojení dokumentů. Chování formátů se může lišit případ od případu.
Obvykle platí: Ruční formát se přenese beze změny, odstavcové styl také, ovšem jestliže dojde ke konfliktu stylů (název stejný, ale definice jiná), použije se styl cílového souboru.Toto chování se dá ve Wordu uživatelsky nastavit. To, jak se grafický formát bude chovat při vložení z jednoho dokumentu Wordu do druhého, se dá nastavit nebo zjistit, když kliknete Soubor-Možnosti-Upřesnit.
Doporučení pro spolupráci pracovního týmu
- Každý uživatel píše svou část dokumentu pokud možno bez použití ručního formátování.
- Jestliže do dokumentu kopíruje informace odjinud (části textů, různé informace, z internetu, z jiných aplikací), ať je raději vkládá jako prostý text (tedy za použití Vložit jinak).
- Je-li nutné text formátovat (např. nadpisy), používá styly Nadpis N. Vůbec nemusí upravovat definici stylů, to se provede jednoduše až ve výsledném dokumentu.
- Budou–li styly stejného jména různě definované, po spojení dokumentů se jejich vzhled může změnit, ale to vůbec nevadí, protože jednoduchou změnou definici použitých stylů se nastaví a sjednotí grafická úprava v celkové dokumentu.
Nastavení grafické úpravy dokumentu, který vznikl spojením více texů od více uživatelům, bývá komplikovaná věc. Chcete o tom vědět více? Kontaktujte nás..
Leden 2020