10 postupů, které ve Wordu napraví každý dokument

Krátký přehled možností, jak se vypořádat se zdánlivě neřešitelnými situacemi při úpravě delších a složitějších dokumentů, které navíc často vznikly spojením několika dalších textů.

1. Jak najít a odstranit zbytečné mezery, které brání grafické úpravě.

Zdrojem problémů při formátování dokumentu je, že text obsahuje zbytečné znaky, zejména mezery. Mnohým autorům slouží jako náhrada za funkce, které neznají. Mezi dvě slova mezera jistě patří, ale v jiných situacích rozhodně ne. Mezery způsobují špatné zarovnání sloupců, nepravidelnosti v odsazení odstavců, poruchy v zalamování textu, když připisujete text, rozhodí ho apod. Řešením je zbytečné mezery odstranit. Jak ale na to, když mezery v dokumentu není vidět a jsou jich tam často tisíce?

2. Jak na další zbytečné řídicí znaky, jako např. Enter.

Jsou i další zbytečné znaky, které vám komplikují práci ve Wordu, např. Enter. Na konec odstavce nebo nadpisu určitě patří, ale jinde ne. Rozhodně je nepoužívejte při ukončení řádku, pro vynechání volného řádku, pro řízení toku stran apod. Chcete-li zautomatizovat formátování textu, musíte je odstranit. Podobně jako u mezer jich ovšem bývají stovky a nemusí být vidět. Navíc se často také vyskytují v kombinaci s dalšími řídicí znaky. Jak tedy na tyto znaky?

3. Naučte se dělat sloupce a tabulky tak, aby vám sloužily

Sloupce a tabulky bývají noční můrou mnoha uživatelů Wordu. Jistě znáte sloupce vytvářené mezerníkem (nebo podobnými způsoby), které pak není možné zarovnat. Řešením je začít pracovat s tabulačními zarážkami nebo přímo používat tabulky. Možná se budete divit, že tabulku vůbec nemusíte použít na sloupce čísel. Můžete používat tabulky skryté, které čtenář nebude vidět, a ty pak vyřeší zdánlivě neřešitelné situace. Naučte se dělat sloupce a tabulky tak, aby vám sloužily.

4. Víte, že mnohé problémy jsou způsobeny kolizí ručního formátování a stylů?

Označování textu a klikání na tlačítka s formátovacími funkcemi je běžnou praxí mnoha autorů. Málokdo si ovšem uvědomuje, že časová náročnost je pak úměrná délce dokumentu. Tento postup navíc koliduje s odstavcovými styly a způsobuje, že styly nefungují. Co pak s dokumenty v rozsahu desítek až stovek stran? Musíte především přestat používat ruční formátování a navíc ho z dokumentu odstranit. Proč tedy styly někdy nefungují a jak zpracovat takový dokument?

5. Proč odstavcové styly vaši práci zrychlí a proč bez nich nemůžete používat další výkonné funkce.

Mnoho uživatelů tuší, že zvýšení efektivnosti grafickou úpravy lze pohodlně dosáhnout pomocí odstavcových stylů. Nevědí ale, jak na ně, a brzy také narazí na kolize s ručním formátováním. Styly ale představují velmi efektivní prostředek grafické úpravy. Její časová náročnost pak nezávisí na počtu stran dokumentu. A když uživatelé nepoužívají styly, mají pak problém i s rejstříky, číslováním, záložkami apod. Omezte tedy ruční formátování na minimum a naučte se vhodně používat styly!

6. Jak nastavit automatické zalomení stránek a jejich vhodný formát.

V mnoha delších dokumentech se rozšiřováním textu posouvají uměle nastavené konce stránek. Na vině je špatné řízení toku stran, často pomocí znaků Enter. Umíte tyto znaky odstranit? Někdy také autoři dokumentů potřebují dva odlišné vzhledy stránek a vytvářejí je uměle. Při změnách v dokumentu se jim pak vzhled stránky objevuje tam, kde nemá být. Seznamte se proto důkladně s nastavením formátu stránky. Jak zalomíte stránky přesně v místě, kde potřebujete, ale tak, že zalomení bude správně fungovat i při rozšíření textu?

7. Číslování objektů, nadpisů, stránek nechte na programu a nečíslujte ručně.

Mnoho míst v dokumentech bývá ručně číslováno: nadpisy, tabulky, obrázky, grafy, ale i stránky. Posloupnost číslování je pak v pořádku jen do té doby, než do textu vložíte další nadpis nebo tabulku... Pak již musíte čísla ručně posouvat. Můžete ale začít používat automatická číslování. Často jsou závislá na tom, zda používáte styly. Nechte Word číslovat za vás, umí to.

8. Víte, že pole dokáží automatizovat vaši práci?

V textech se občas objevují údaje, které se za jistých okolností mění: datum, počet stran dokumentu, křížové odkazy na určitý nadpis nebo důležitý údaj apod. Mnozí autoři tato místa hlídají sami a v případě potřeby je ručně upravují. Víte, že použitím vhodných polí dokážete, aby Word pracoval za vás, aby sám vše aktualizoval?

9. Proč nepoužíváte oddíly a marníte svůj čas?

Delší dokumenty mají často několik částí s různým formátem stránky: obálku, obsah, různé přílohy apod. Každá z těchto částí obvykle má jiný formát, jiné číslování nebo jiná zápatí. Nastavovat to ručně je obtížná práce, zejména když se požadavky mění. Proč nepoužíváte oddíly, které by vám ušetřily čas?

10. Jak na spojování souborů z různých zdrojů a s různou grafickou úpravou?

Doba vyžaduje týmovou práci a některé dokumenty vznikají z více částí. Jednu napíšete vy, druhou někdo jiný a třetí? Ta se stáhne z internetu. Každá zvlášť vypadá elegantně, ale dohromady? Asi jste již zažili, že po spojení všech částí se dokument „sesype“. Jak tedy zařídit spojování souborů, aby nenarušilo grafickou úpravu?

 


© Počítačová škola Altix, s.r.o., nám. T. G. Masaryka 588, 760 01 Zlín, tel. +420 601 211 980, e-mail: info@altix.cz
design: Neofema s.r.o.